入出庫など現場作業の効率化に関心を持つ企業が増えています。自社の入出庫の在り方を見直し、効率化したいと考える企業が増えてきていることが理由のひとつでしょう。入出庫作業についてはデジタル化、システム化を行っていない企業も多く、改善の余地は多くあります。
そこで本稿では、改めて入出庫を基本からおさらいしつつ、入出庫管理のデジタル化、システム化をするための方法を紹介します。
入出庫（入庫・出庫）についての基本を解説
在庫とは、商品、製品、原材料などのかたちで保管する資産を指します。在庫管理とは、在庫を適切な方法で保管し数量や移動履歴を記録・管理することです。在庫に関する記録と在庫そのものを管理する目的で行われます。
在庫管理の考え方や、効率化する方法については以下の記事で詳しく解説しています。
在庫管理とは？基本から効率化するツールまで徹底解説
物流業務を外部委託することが多くなってきていますが、製造業であれば製品だけでなく原材料から仕掛品まで幅広く管理する必要があり、自社で在庫管理をいっさい行っていない企業は少数でしょう。しかし今でも手書きの管理台帳で記録しているなど、従来の管理方法から改善を行っていない企業が少なくありません。
庫内業務の効率化を考えた場合、在庫管理を見直すことが近道です。まずは、在庫管理の中でも基本となる入出庫について確認してみましょう。
入出庫作業とは
入出庫作業とは、倉庫または配送センターにおいて入庫した商品や出庫する商品の日付や個数を管理する作業を指します。目視で計測して手書きする方法や、商品にバーコードをつけてハンディスキャナーで読み取る方法などがあります。
入庫
基本となる入庫について紹介します。
入庫とは
入庫とは、入荷した商品の「数量・保管場所」を指定して、資産として計上する処理を指します。入庫数から出庫数を引いたものが在庫数になります。
入庫と入荷の違いは
入庫と似た用語に入荷があります。入荷は商品が倉庫に「入ってくる」ことを指し、入庫は商品を倉庫の決められた場所に「入れる」ことを指します。順番としては、入荷が先で入庫が後です。
入出荷作業の効率化について詳しく知りたい方は、下記の記事をお読みください。
関連記事：『【超基礎】入荷・出荷とは？入出荷作業の効率化について解説！』
出庫
入庫と対になる作業が出庫です。
出庫とは
出庫とは、出荷などにより商品を保管場所から出して資産から除外する処理を指します。
出庫と出荷の違いは
入庫と入荷の関係と似ていますが、「出庫」とよく似た用語に「出荷」があります。出庫は商品を倉庫から「出す」ことを指し、出荷は商品を外部の納品先に運搬することを指します。順番としては、出庫が先で出荷が後です。
出庫における注意点
出庫処理にあたっては、以下の点に注意が必要です。
◯見逃しやすい出庫（破損や不良による「廃却」や「消滅」）
基本的に出庫は販売によって発生します。しかし、長期間保管していたことによる商品の破損や不良による廃却や消滅も出庫として計上します。
入出庫の管理に重要なポイントとは？
入出庫の管理では、入出庫数・在庫数を記入した在庫管理表を運用して在庫数を正確に把握することが重要になります。
当たり前のことに聞こえますが、コンテナ単位で商品が入庫することも多く、正確に入庫や出庫を数えるのは意外に難しいものです。手作業で数を確認している場合には、管理表上の在庫数と、実際に倉庫にある在庫数が一致しないということがよく起こります。
システム化が最善ですが、システム化が難しい場合には、以下のポイントを押さえると正確に管理しやすくなります。
入出庫する時に運用ルールを設けて守る
入出庫に関しては、運用ルールを決めてマニュアル化しておくと誰が行っても作業モレがなくなります。
運用ルールは、以下のようなことを取り決めます。
・入庫時、出庫時には、現物と伝票を確認
・入庫作業を行ったら、必ず当日中にデータを登録
など
入庫時が特に重要
入出庫では、入庫時が特に重要になります。
正しい入荷処理により正しい数量を把握する
正確に入庫処理を行うためには、前段階となる入荷処理も正確に行う必要があります。
在庫管理でもっとも大切なのは、入荷時に間違いなく処理を行い正しい数量を常に把握しておくことです。
在庫数が合わなくなる原因は、入荷処理のミスであることが多いためです。
保管効率（出荷作業時にどれだけ効率よく作業できるか）
入庫時には、出荷作業を行うときにいかに効率よく取り出しできるかが重要になります。ルールを決めて商品を保管すると保管効率が向上し、ピッキング作業もスピーディになります。
商品を保管する場所を示す住所のことをロケーションと呼びます。商品棚やラックなどにユニークなコードをつけ、そのコードを見ただけで商品の保管場所がわかるようにします。
商品ごとに保管先のロケーションを固定する「固定ロケーション」と空いている場所に商品を保管する「フリーロケーション」があります。
入出庫の管理方法を解説！
商品の入出庫管理は、専用システム、クラウドサービス、Access等のデータベース、エクセル等の表計算ソフトなど、いくつか方法があります。本稿では、エクセルとシステムでの管理方法を紹介します。
エクセルでの入出庫管理
数値管理用途でもっとも使い勝手がよいのが、Microsoftが提供する表計算ソフトのエクセルでしょう。インターネットで検索すればテンプレートもたくさん見つかります。
エクセルでの詳しい在庫管理表の作成方法については、以下の記事で詳しく解説しています、ぜひご覧ください。
エクセルによる在庫管理！データ量と現場負担の関係について
エクセルで入出庫管理をする際の重要なポイント
エクセルで入出庫管理をする際には、以下3点に気をつけると管理がスムーズになります。
・管理ルールを作って運用する
まずは商品入庫作業にあたり、商品そのものの管理ルールを明確にしましょう。「商品を棚に入れるときには商品コードが貼ってある面を正面にする」等のルールに基づき保管するようにします。
・適切な項目を設定する
入出庫管理では、自社の運用に合わせて必要な項目を設定するようにしましょう。一般的な必要項目であるメーカー品番、保管場所、個数などのほかにも自社での管理コード、部門、担当者名などがあります。作業前に必要な項目を洗い出しておくとよいでしょう。
・管理表の運用ルールを作る
エクセルで管理を行う際にも、通常の入出庫と同様にルールを決めて運用することが大切です。この商品はどこに保管するか、入庫時の処理は何があるかをマニュアル化し、誰が処理しても同じ結果になるようにしましょう。
・担当者が入力しやすいようにする
エクセル入力に不慣れな担当者でもストレスなく入力できるよう、管理表側で入力しやすい形式に整えてあげるのがおすすめです。
入力規則でドロップダウンリストにする、VLOOKUP関数を使ってコードから自動表示するといった方法があります。入力しやすいよう調整してあげると入力ミスの減少や入力スピードの向上が期待できます。
RFIDによる効率的な入出庫管理
入出庫の管理や実際の商品数の計測を人手で行うとミスが発生しやすくなります。そこで商品にバーコード・QRコードをつけて管理することが一般的ですが、ハンディスキャナーで一点ずつ読み取らなければならないため、作業に時間がかかります。
無線通信を使った通信技術であるRFID（ICタグ）は、遠隔から瞬時に大量のタグを読み取れるため入出庫作業を圧倒的に効率化します。段ボールを開けずに読むことが可能なため、商品数の計測にかかる作業時間をおよそ80%削減。手作業で計測する場合に比べてミスがなく精度も向上します。
バーコードやRFIDを使った在庫管理については、以下の記事で詳しく解説しています、ぜひご覧ください
10分でバーコード・QRコード・RFIDを利用した在庫管理がわかる
さらに、ヒューマンエラーなどで本来あるべきところに商品がない場合、ヒトが探し回ることになり、ムダが発生します。それを解決するためにもRFIDが役立ちます。
一般的にRFIDでは、遠隔から読み取ったタグの位置は特定できませんが、RFIDの位置を特定できるソリューションもでてきています。その技術を活用することで、入出庫場所を瞬時に特定することや、出庫時に見つからない在庫を探索することができるようになります。
RFIDによる位置特定については、以下の記事で詳しく解説しています、ぜひご覧ください。
RFIDの位置情報で探し物が見つかる！？入出荷・棚卸だけではないRFIDの新たな活用法
また効率的な在庫管理を行うためには、在庫管理システムを導入するという選択肢もあります。
必要なシステム・ソフトの選び方については、以下の記事で詳しく解説していますので参考にしてください。
在庫管理システム・ソフトの選び方のポイントとおすすめソフトを一挙にご紹介！！
まとめ
入庫、出庫の情報を正しく管理することは業務改善の基本です。今回紹介した方法はもちろん、ヒューマンエラー軽減や作業の効率化を考えるのであれば、デジタル化という選択が最適でしょう。自社の特性に合わせて、RFIDの活用や専用システムの導入などを適宜検討していくことをおすすめします。
当社のRFID自動読取ゲートを設置すれば、ゲートを通過するだけで入庫・出庫業務を自動化できます。
物流DXに活用できる製品を取り扱っておりますので、入出庫作業の効率化を検討している方は、お気軽にご相談ください。
RFルーカス 代表取締役社長。
京都大学法学部卒。ノースウェスタン大学ケロッグ経営大学院にてMBA取得。丸紅株式会社にて石油・天然ガスのトレードや海外の事業投資などに従事。4年間のカタール駐在経験あり。2017年7月に株式会社トライステージに入社。事業開発部グループマネージャーとしてM&Aをリードすると共に、株式会社日本ヘルスケアアドバイザーズやメールカスタマーセンター株式会社の取締役を兼任。
