倉庫管理の入荷作業は重要な業務ですが、どのような流れで行えばよいのか分からない方もいるのではないでしょうか？入荷作業の手順を覚えておけば、業務が効率化できます。そのため、作業フローやポイントについて把握しておきましょう。今回は入荷作業について詳しく解説していきます。
入荷とは
入荷とは、工場または仕入先などから商品が倉庫や店舗に入ってくることを指します。
入荷と入庫の違いとは
入荷と似た言葉に入庫があります。入庫とは、入荷した商品の数量・保管場所を指定して、資産として計上する処理を指します。
入出庫については、以下の記事で詳しく解説しています。
関連記事：『入庫・出庫とは？押さえておきたい入出庫の基本と効率化に不可欠な在庫管理のデジタル化』
入荷検品について
商品の入荷時には、入荷検品を行います。在庫管理を正しく行うためにも入荷検品は重要な作業です。
入荷検品とは
入荷検品とは、商品が入荷した時に、梱包を開けて納品書と現物の内容（品番、個数）が一致するかどうかチェックすることを指します。WMS（倉庫内の品物の動きを把握する目的で導入されるシステム）で在庫管理をシステム化している場合は、伝票ではなく発注データと現物を照合する場合もあります。
入荷検品の重要性
入荷時に入荷検品を行うことで、「伝票上の数は100個だったのに、実際に届いた数は99個だった」といったトラブルを早期発見できます。また破損品・汚損品が混ざっていないかどうかを早期発見できます。
従来は、目視で管理をおこない、在庫を管理するための在庫台帳に担当者が手書きで記入する方法が取られていました。そのため検品時にミスをすると、誤出荷が起こりやすくなります。
そのため最近では百貨店、メーカー、小売チェーンなどを中心に物流BMSというXMLによるデータ交換のしくみも普及しはじめています。物流BMSでは納品書ではなくASNデータと呼ばれる出荷情報を事前に購入企業側へ送信し、データ上でチェックすることで検品を省略することができます。
入荷作業のフロー
入荷作業のフローは、以下の通りです。
- 商品の入荷
- 商品の検品
- 商品棚に入庫
ここでは、各手順について詳しく解説していきます。
入荷
最初に仕入先から「荷物」「納品書」「受領証」を受け取ります。
納品書に記載されている「商品名（注文番号）」「数量」「単価」「金額」を確認します。また、商品の破損や劣化がないかを確認しましょう。これらに問題がなければ、受領書に署名・押印して仕入れ先に渡します。
商品を検品
次に仕入れた商品（数量・納期）を検品していきます。検品作業は、お客様に商品を発送するための重要な業務のため、入荷後にすぐに行うようにしましょう。
検品作業を手動で行うと、1つの商品を複数回検品してしまうヒューマンエラーが発生してしまいます。このようなエラーを防ぐためにも、バーコードやRFタグを活用して検品を行うようにしましょう。
商品を棚に入庫
検品した商品を、指定の棚に保管しておきます。指定の棚に商品を置いておかなければ、出庫作業時に「商品が見当たらない」というトラブルが起きてしまいます。その結果、出庫作業に時間がかかってしまいます。そのため、必ず指定の棚に商品を保管しておきましょう。
入荷作業の効率化について
入荷や入荷検品の作業は効率化余地が大きく、方法を工夫することで時間短縮、コスト削減、作業プロセス削減などの効果があります。
倉庫の導線を整える
製造業でよく聞く「5S」は、整理、整頓、清掃、清潔、しつけの頭文字をとったものです。当たり前のことに聞こえますが、これを徹底することで品質や生産性の向上に貢献します。
入荷作業でも同様に、5Sを徹底することで効果が期待できます。整理整頓され十分なスペースが確保されていれば、荷物のチェック漏れなどもなく作業もはかどります。
ロケーションを最適化する
ロケーションとは、倉庫内で商品を保管する場所にアドレス（コード）を割り振ることです。荷物は床を一定エリアに区切って番地を付けた上で商品を平置きする、ラックの棚に番号を割り振って保管するなどの方法で管理されます。ロケーションを割り振ることで、保管場所をデジタルデータで管理しやすくなります。
ロケーションには、事前に決まった場所に商品を保管する固定ロケーションと、都度場所が変わるフリーロケーションがあります。
固定ロケーションの場合には、取り扱いが多い商品を取り出しやすい位置に配置することで作業効率を向上できます。フリーロケーションの場合は商品の場所がわかりにくいため、在庫管理システムを導入して出荷作業を効率化できます。
作業を標準化してマニュアルを作る
これも製造業の品質管理ではお馴染みの考え方ですが、作業の標準化も入荷作業を効率化するのに役立ちます。
担当者ごとにバラバラの方法で入荷作業を行うと、作業品質にムラが出たり作業時間に差が出たりします。そのため現在行われている方法のうちベストな方法を検討し、ルールとして標準化を行う必要があります。あわせてマニュアル化することで、誰が作業しても同じ品質になるだけでなく、効率化しやすくなります。
さらに標準化の次のステップとして、システム化・自動化しやすくなるメリットもあります。
WMS（倉庫管理システム）を活用する
WMSとは、倉庫の在庫管理、入出庫管理などの機能が搭載されているシステムです。WMSで倉庫内情報をデータ管理しておけば、リアルタイムの在庫状況を確認できます。リアルタイムの在庫状況を把握できれば、過剰在庫や欠品の問題が起きにくくなります。また、入荷から出荷までの過程を追跡でき、倉庫内のトレーサビリティを確保することも可能です。
WMSについて詳しく知りたい方は、下記の記事を読んでみてください。
関連記事：『WMS（倉庫管理システム）とは？導入のメリット・デメリットや選定のポイントを解説』
まとめ
入荷作業は、仕入れ先または工場から商品を仕入れることをいいます。商品を仕入れたときには、商品の検品が欠かせません。商品を仕入れたときには、箱を開けて納品書通りに商品が届いたかを確認していきましょう。また、商品を仕入れたら検品をして、いつでも出荷できる状態にしておくことが大切です。
この記事では、入荷作業を効率的に行う方法まで解説しました。入荷作業を効率化したい方は、ぜひ、この記事を参考にしながら作業を見直してみてください。
