製造業務の資材調達は、生産計画や生産工程に大きな影響を与える業務です。高品質で低価格の資材の調達を行えれば、収益を高められます。そのため、資材調達の発注業務などを効率化し仕入先との交渉など、コア業務に専念したいと考えている方もいるでしょう。一体、どのように資材調達の仕事を効率化すればよいのでしょうか?
ここでは、資材調達の仕事内容に触れた上で業務効率化する方法を詳しく解説します。
資材調達とは
資材調達とは、製造に必要な原材料を仕入れる業務をいいます。「必要な原材料を」「必要な数量」「必要な時に」「適切な価格で」購入する業務です。
資材調達の業務内容は企業で異なります。製造業では購買部門が資材調達を担いますが、消耗品を仕入れるだけの会社では総務部門が資材調達を担うことが多いです。
資材調達の業務は、どのような資材を調達するかで製品の生産、品質、価格に大きな影響を与える重要な業務です。品質の高い材料を低価格で仕入れられれば、企業の利益に貢献できます。つまり、資材調達は製造業の仕事の中でも要となる業務といえます。
資材調達の仕事内容
資材調達には、以下のような業務があります。
- 仕入先の選定
- 価格交渉
- 他部門との連携
- 注文書の作成
- 受入検査
- 在庫管理
それぞれの仕事内容について詳しく解説します。
1.仕入先の選定
仕入先の選定では、将来も安定して継続して取引できる仕入先を選定します。仕入先の選定の流れは以下の通りです。
[仕入先の選定の流れ]
- 製品製造に必要な原材料・部品に関する仕様書を作成する
- 相手先に仕様書を作成して見積書を比較する
- 相手先の情報を取集する
- 収集した相手先の情報を比較する
- 機密保持や地理的条件などを加味して仕入先を選定する
2.価格交渉
品質の高い原材料を低価格で仕入れられれば利益率が上がるため、取引先との価格交渉も業務に含まれます。交渉を有利に進めていくためには、コミュニケーション能力が求められます。また、以下のような交渉術を覚えることで、価格交渉がしやすくなります。
発注条件の緩和 |
価格交渉がうまくいかない場合に、発注条件を変更して価格交渉をする 例:製品の仕様を変える、大量発注をする |
競争環境の醸成 |
仕入先の競争環境を醸成して、安い価格を引き出す 例:競売・入札制度の導入、相見積の取得 |
決裁権限者と話す |
自社の役職者を交渉の場に出し、相手先の決裁権限者を引き出してスムーズな交渉をする |
3.他部門との連携業務
資材調達部門は、製品開発部門や生産部門と連携をします。他部門に「どの材料をいくつ購入するのか?」「いつまでの納期を希望するのか?」を聞いて、仕入先から資材を調達します。
仕入先の会社との交渉だけではなく、社内の他部門と連携することも大切です。他部門とうまく連携するためには、連携する部署の業務内容へ理解を深め、信頼関係を構築する必要があります。また、部門間で情報共有をして、報告・連絡・相談がしやすいように整備しておく必要があります。
4.注文書の作成
仕入先から資材調達する場合は、注文書(発注書)を作成します。注文書は決まったフォーマットがあるわけではありませんが、トラブルを防止するために最低限記載すべき項目を把握しておきましょう。
[発注書に記載する内容]
- 仕入先の企業名
- 発注内容(品名、色、サイズ、個数)
- 希望納期
- 発注金額
- 発注元の情報(会社名、住所、担当者、電話番号)
- 支払条件
- 発注書の有効期限
5.受入検査
受入検査とは、原材料や資材を入荷した際に行う検査をいいます。入荷した原材料が品質基準に適合しているかどうかを調べます。生産工程に問題がなくても、入荷した原材料や資材に不良があれば、生産が停止して製品の製造ができません。
受入検査が不十分だと後の工程で負荷がかかり、コストが増えてしまう恐れがあります。逆にいえば、受入検査を行って、不良品を取り除いておくことで、生産ラインの稼働を最適化できるのです。
受入検査が終わった時点で原材料に関する責任は受入側に移行するため、入念に検査をするようにしましょう。
6.在庫管理
在庫管理とは、入出庫や棚卸などの作業によって、在庫量を管理する業務です。入出庫の度に在庫数は変化するため、欠品が起きないように適量を保管しておく必要があります。在庫管理で記録する項目は以下の通りです。
[入出庫・在庫管理の記録項目]
- 日付
- 品目
- 在庫数
- 担当者
- 保管場所
資材調達に求められる能力
資材調達の業務は、以下の能力を持っている方が向いています。
- コミュニケーション能力
- 交渉能力
- 情報収集力
- 注意力
ここでは、それぞれの能力について詳しく解説します。
コミュニケーション能力
他部門との連携や仕入先との取引など、資材調達担当者にはコミュニケーション能力が求められます。
コミュニケーション能力とは、対人間での情報共有や意思疎通をスムーズに行える力です。相手に伝達する能力だけでなく、相手から情報を上手に受け取る能力も求められます。一般的に、コミュニケーション能力が高い人は、Talk:Listen比率=4:6を保っているといわれています。
また、表情や身振りで相手に物事が伝わりやすいように心がけていることが大きな特徴です。
交渉能力
仕入先から高品質な資材を低価格で調達するためには、交渉能力が必要です。
交渉能力とは、自分と相手の利害を調整して、お互いが納得できるように話し合う力をいいます。
取引をする上では、相手と意見が食い違ってしまう場合があります。このような場合でも、関係を悪化させることなく、双方が合意できる着地点を見つけることが大切です。
不必要な衝突やトラブルを回避するためにも、資材調達担当者には交渉能力が求められます。
情報収集能力
最適な仕入れ先を探したり、製品に見合う原材料や部品を探したりするための情報収集能力も必要です。近頃はインターネットで簡単に情報を得られる時代となりましたが、質の高い正確な情報を見極めて入手することが大切です。
情報に疑問を持ち、複数の情報ソースを活用して正確な情報を取捨選択できる力が問われます。
注意力
受入検査をした後の責任は自社が持つことなるため、品質に問題がないか正確に確認する必要があります。そのため、1つの事柄に集中して取り組む注意力も求められます。
注意力が高い人は、「品質の悪い材料に気が付かなかった」「対応漏れに気づかなかった」などの不注意によるミスを起こしません。資材調達の発注業務の対応漏れ、受入検査のミスは生産計画に大きな影響を与えます。そのため、資材調達の担当者には注意力が求められます。
資材調達に必要な知識
資材調達に必要な知識には「原価計算」「市場動向」「自然災害」があります。
原価に関する知識
調達する資材は、原材料や部品であることが大半です。それらの資材を加工して、製品にして販売します。製品を販売する際には販売管理費がかかるため、原材料費や販売管理費などを考慮して製品価格が決められます。つまり、原材料費を安く抑えられると利益が増えるのです。
このような原価に関する知識を持っておくと、どのような仕入先から、どのような資材を調達すべきか判断でき、利益を出せるようになります。
市場動向に関する知識
調達する資材の価格は、原油価格など世界の経済の動向にも影響されます。そのため、テレビや新聞、Webなどで情報収集して、原材料の適正な価格について把握しておきましょう。経済情勢の知識を蓄えておくと、どのようなルートで資材を調達すればよいかがわかるようになります。
自然災害の状況に関する知識
近年では新型コロナウイルス感染拡大で部品製造が停まり、半導体が品薄となる問題が話題を集めました。このように、自然災害や事故で工場の稼働が止まったり、輸出入ができなくなったりする場合もあります。そのため、災害や事故が発生した場合の影響なども考慮できるような知識を持っておくと安心できます。
資材調達の業務を効率化するポイント
資材調達の業務内容は幅広いため、業務負荷を減らすために効率化していく必要があります。主な方法は以下の通りです。
- 発注業務の効率化
- 最適な仕入先の選定
- 在庫管理の効率化
ここでは、資材調達の業務を効率化するポイントをご紹介します。
発注業務の効率化
資材調達の発注業務は、発注システムで自動化できます。発注システムを導入すれば、発注内容に登録した段階で出力ボタンを押せば、発注書を自動出力できます。発注システムとEDIを連携させれば郵送する必要もないため、印刷代や切手代などの費用も削減可能です。さらに、発注漏れや対応漏れを知らせてもらえます。また、RPAを活用すれば、納期が過ぎている仕入先にメールで催促するというフローも自動化できるため便利です。
最適な仕入先の選定
資材調達の業務を効率化するためには、最適な仕入先の選定も欠かせません。その理由は、納期遵守や誤納品などのトラブルが防止できるためです。仕入先のキャパシティを確認しておかなければ、大量発注したい場合に対応してもらえないかもしれません。
このような問題が起きると生産計画が狂ってしまいます。計画通りに製造できるように、最適な仕入先であるか、以下の内容を確認しておきましょう。
[確認内容]
- 納期遵守率
- 品質データ
- 誤納品率
- 仕入先のキャパシティ
在庫管理の効率化
在庫管理の業務を「手書きの在庫管理表」「エクセルの在庫管理表」など手動で行っている場合は、デジタル化すれば効率が上げられます。具体的に説明すると、「ハンディターミナル」や「在庫管理システム」を利用する方法があります。
ハンディターミナルで商品情報が入ったバーコード、QRコードを読み取り在庫数を計測します。読み込んだデータはシステムに反映されます。従来はバーコードを一つひとつ検品する必要がありましたが、RFIDタグの登場により、全てのタグを一括で読み込めるようになりました。在庫管理を効率化したい方には、RFIDタグの活用がおすすめです。
RFIDタグに関する詳細の情報は下記を参考にしてみてください。
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在庫管理システムやRFIDを活用すれば、リアルタイムに正確な在庫数を確認できます。それを発注システムと連携すれば、欠品になりそうな材料を効率的に発注できるようになります。
まとめ
今回は資材調達の仕事内容について解説しました。仕入先の選定から在庫管理まで幅広い仕事を行うため、コミュニケーション能力や交渉能力などが必要になります。業務負荷が大きいと感じている方は、「発注業務の自動化」「仕入先の見直し」「在庫管理の自動化」を検討してみてください。
近年はRPAやRFIDなどの便利な技術が登場しているため、自社に合った技術を取り入れることで業務効率化が実現できます。これを機会に、ぜひ資材調達の業務の見直しをしてみてください。