工程管理ツールとは？工程管理ツールの機能やUIなど選び方を解説！

製造会社は、お客様と約束した納期を遵守するために工程管理（工程設計・工程計画・進捗管理）を行います。お客様から自社製品を選んでもらうために、納期の遵守は欠かせません。

しかし、製造現場では予想外のトラブルが起きて、予定通りのスケジュールで進まないこともあります。トラブルが発生したら、スケジュール予定と実績を比較して納期に間に合うようにリソースを割り当てていきます。

このような工程管理の業務効率化を図るために、製造会社で工程管理ツールが導入されているのです。今回は工程管理ツールについて詳しく解説します。

工程管理ツールとは

工程管理ツールとは、工程管理を効率化するためのツールです。「コスト」「スケジュール」「リソース（スタッフ・機械設備など）」などプロジェクトにかかるリソースを管理するために活用します。

工程管理ツールの主な機能は、以下の通りです。

• 工程管理表の作成

• 進捗管理

• タスク管理

• 情報共有

• レポート機能 

工程管理を行うと、納期遅れが発生したり生産負荷に偏りが出てきたりなどの課題が出てきます。これらの工程管理の課題を改善するために工程管理ツールを活用していくのです。

工程管理を行う上で発生する課題に対して詳しく知りたい方は、下記の記事を参考にしてみてください。

関連記事：「工程管理とは？工程管理の6つの課題と解決方法をわかりやすく解説」

工程管理ツールの5つの効果

工程管理ツールを導入すると、どのような効果が見込まれるのでしょうか？次に、工程管理ツールの効果について解説します。

1.作業の優先度が把握できる

工程管理ツールを導入すると、作業の優先度が把握できるようになります。その理由は、スケジュールやタスクを一覧で閲覧できるようになり、何を優先すべきか判断しやすくなるためです。

また、作業の進捗状況がリアルタイムで分かるため、納期に間に合わなくなりそうなタスクが一目で判断できるようになります。

2.納期が遵守できる

工程管理ツールを活用すれば、納期を遵守できるようになります。その理由は「誰にどのようなタスクが割り振られているか？」「タスクの期限はいつなのか？」などの進捗状況が一目で分かるためです。

さらに、タスクの締切日を設定しておけば、アラート通知で期日が迫っていることを知らせてくれます。タスクの抜け漏れが防止できるため、納期を遵守できるのです。

3.生産効率の最適化が図れる

工程管理ツールを活用すれば、工程管理が効率化できます。その理由は、ツールを活用すれば、誰でも簡単に工程管理表が作成できるためです。また、工程管理表を印刷して配布する手間がなくなります。工程表に変更が出た場合は修正して、メンバーに通知するだけで情報共有が終わります。

さらに、日報や週報などの作業報告書を入力してもらうと、進捗管理表に進捗状況が自動的に反映されます。従来は、プロジェクトマネージャーが進捗を記録していましたが、このような労力も必要ありません。このように、工程管理ツールで一部の作業が自動化できるため生産効率の最適化が図れるのです。

4.リアルタイムの情報共有ができる

工程管理ツールを活用すれば、タスク毎に情報共有ができるようになります。その理由は、タスク毎に情報共有できるコメント機能が搭載されているためです。

コメント機能を活用して、作業が完了したことを伝えれば、次の人が作業に入りやすくなります。コメント機能を活用して情報共有すれば相手に通知されるため、メンバー同士が連携しやすくなります。

5.社内ルールを共有できる

工程管理ツールを活用すれば、社内ルールを共有できます。その理由は、工程管理ツールにマニュアルを入れておけば、誰でも検索して閲覧できるようになるためです。

プロジェクトのメンバーが変わる度に社内ルールを伝えていると、教育に負担がかかります。教育や引き継ぎ業務の負担を最小限にするためにも、工程管理ツールを使って社内ルールを共有しておくと業務効率化が図れます。

工程管理ツールの選び方

工程管理ツールの効果を知った上で実際に導入したい場合は、どのようなものを選べばよいのでしょうか？工程管理ツール選びで失敗しないために、ツールの選び方を覚えておきましょう。

機能

工程管理ツールには「タスク管理」「進捗管理」「情報共有」など、それぞれに特化したツールがあります。

大切なことは、抱えている業務の課題が解決できる製品を導入することです。

「進捗管理と並行して原価管理を行いたい」「日報を進捗状況に反映させたい」など、課題を解決するための機能があるかを確認して導入するようにしましょう。

UI 

工程管理ツールのUIを確認することも大切です。その理由は、工程管理ツールのUIが優れていて操作しやすいかで、社内にシステムが定着するか決まるためです。

したがって、システムを操作した経験がない方でも、迷わずに操作できるかどうかテストしましょう。誰でも簡単に操作できる工程管理ツールを選ぶことが大切です。

サポート体制

工程管理ツールの導入、運用時にトラブルが発生します。「工程管理ツールの操作方法がわからない」「データがシステム上で反映されない」などのトラブルが起きた場合に、サポートしてくれるかを確認しておきましょう。

その理由は、サポート体制が悪くて対応が遅い場合は、業務に支障が出る恐れがあるためです。そのため、サポート体制は必ず確認しておきましょう。

費用

工程管理ツールは、製品によって初期導入費用や月額利用料金が異なります。また、使用人数や利用機能により料金が変動します。そのため、工程管理ツールのコスト面も比較しましょう。

とくに、少人数で利用する場合は、完全無料で利用できる工程管理ツールもあります。コストを大幅に削減したい方は、完全無料で利用できる工程管理ツールを使用すると良いでしょう。

日本語対応

工程管理ツールの中には海外製品もあります。しかし、操作性にこだわりたい方は、日本製品を選びましょう。または、海外製品でも日本語に対応している工程管理ツールを選んでください。

その理由は、工程管理ツールを使用する人の中に、英語を使用することに対して抵抗感を抱いている方も少なからずいるためです。使用する人がストレスなく使える製品を選ぶようにしましょう。

補足：クラウド型とオンプレミス型の違い

工程管理ツールには「クラウド型」と「オンプレミス型」が存在します。2つの違いは、主に以下の通りです。

どちらにも良さがありますが、オンプレミス型の方が導入コストや運用コストが高くなります。

おすすめの工程管理ツール

次に、おすすめの工程管理ツールをご紹介します。ここでは、特徴別に5製品に厳選して工程管理ツールをご紹介します。

• 製造業界に特化した工程管理ツール「サクっと工程」
• 導入実績数が豊富な工程管理ツール「Lychee Redmine」
• 5名まで完全無料で利用できる工程管理ツール「Brabio!」
• 工程管理表の作成を自動化できる工程管理ツール「AI工程スケジューラ」
• 工程管理から日報報告まで効率化できる工程管理ツール「RFID工程管理ツール」

では、それぞれのツールの特徴をご紹介していきます。

製造業界に特化した工程管理ツール「サクっと工程」

サクっと工程は、部品加工業や板金加工業などの業種に適合できる、製造業界に特化した工程管理ツールです。部品マスタ登録なしで運用が始められ、項目名称が自由に変えられるため、注文ごとに仕様が異なるような業態に適しています。

工程手順を登録すれば、作業指示書の発行も素早く行えます。また、ガントチャートは日単位に表示され、部品別の進捗が把握しやすいため、納期管理を徹底的に行いたい方におすすめの製品です。 

導入実績数が豊富な工程管理ツール「Lychee Redmine」

Lychee Redmine（ライチレッドマイン）は、5,000社以上に導入されており、ガントチャート満足度No.1を獲得している工程管理ツールです。スケジュール管理を始め、リソース管理やコスト分析に必要な機能が全て揃っています。

タスク同士の依存関係やマイルストーンを見ながら進捗を把握できるため、納期の遅延が起きないかを一目で確認できます。また、各従業員の労働時間が分析できるため、作業の負荷に偏りが出ていないかを確認することも可能です。サポート体制が充実していることも、多くの企業から支持を集めている理由となります。そのため、操作しやすい工程管理ツールをお探しの方におすすめの製品です。

5名まで完全無料で利用できる工程管理ツール「Brabio!」

Brabio!は、20万社に導入されている工程管理ツールです。多くの企業から支持を集めている理由は、利用人数が5名以下であれば完全無料で利用できるためです。

ガントチャートが簡単に作成できる機能が搭載されており、各作業の進捗状況もリアルタイムで見られます。また、各担当者の作業負荷も分析できるため、誰が忙しくしているのか空いているのかも一目で確認できます。データ分析結果はエクセルファイルで出力が可能です。

基本機能が搭載されているため、完全無料で使用できる工程管理ツールをお探しの方におすすめの製品です。

工程管理表の作成を自動化できる工程管理ツール「AI工程スケジューラ」

AI工程スケジューラは、製品製造の工程管理の経験がない方でも、簡単に工程表が作成できるツールです。同製品にはAIが搭載されており、データ実績を組み合わせて稼働率の高い工程管理を組み立ててくれます。工程管理表を作成する方法は、必要なデータを準備してボタンをクリックするだけです。

工程管理表の作成の時間を大幅に短縮できます。そのため、工程管理表の作成を自動化したい方におすすめの製品です。 

工程管理を大幅に効率化できる工程管理ツール「RFID工程管理ツール」

RFID工程管理ツールは、RFID技術を活用したツールです。対象物や作業指示書にRFIDタグを貼付し、製造ラインにリーダーとアンテナを設置することで、作業データを自動取得していきます。

リーダーとアンテナが自動的にタグデータを読み込み、各作業の進捗状況がリアルタイムでシステム上に反映されていきます。したがって、作業日報を作成する必要がありません。また、集めたデータを分析すると、製造現場の生産性が確認できます。

リアルタイムの情報は各拠点で共有できるため、サプライチェーンの最適化にも役立つ画期的な製品です。そのため、RFIDなど最新技術を活用して工程管理を効率化したい方におすすめの製品です。

工程管理ツール導入前の準備方法

「工程管理ツールを導入しても効果が見込めなかった」というトラブルを防止するためには、導入前に事前準備することが大切です。どのような準備をすべきなのでしょうか？ここでは、工程管理ツール導入前の準備方法をご紹介します。

現在の業務の課題を整理する

まずは、業務のフローチャートを作成して、現場の担当者に業務の課題をヒアリングしていきましょう。担当者にヒアリングをして、業務の課題を洗い出していくのです。

例えば、業務報告書を書いて提出していることが非効率だと感じているなど悩みを聞き出せるでしょう。また、製造ラインのメンバーの仲が悪くて業務が円滑に進まないなどの悩みが出てくるかもしれません。

業務の課題は、システムで解決できることと解決できないことがあります。工程管理ツールを導入して解決できる課題かを確認するために、現在の業務の課題を整理していきましょう。

費用対効果を確認する

業務の課題を整理していくと、どのような工程管理ツールを導入すべきかが見えてきます。しかし、工程管理ツールの比較・検討するときには、費用対効果を忘れずに確認してください。その理由は、工程管理ツールを導入しても費用を上回る効果が期待できないこともあるためです。

費用対効果のバランスを考えた際に、トータルでマイナスになるのであれば、工程管理ツールの導入を見送る決断も必要となります。

システム導入の計画を立てる

次に、工程管理ツールを導入する計画を立てていきます。工程管理ツールが予定通りに導入できて使用できるように「スケジュール」「マニュアル作成」「推進担当者」を決めておきましょう。

システム導入の計画を立てることで、期日通りに工程管理ツールが導入できるようになり、運用面でもトラブルが起きにくくなります。

システムを導入する

システム導入の計画を立てたら、ベンダーに問い合わせを行い、可能であればサポートを受けながらシステムの導入を進めましょう。

工程管理ツールには無料トライアルが用意されていることがあります。現場の担当者が操作しやすく、業務効率化が図れるか試運転すると安心です。システム導入時は、ツールを活用する予定の担当者に操作してもらい意見を聞くことで、現場に活かせるようになります。

システムの効果検証をする

工程管理ツールを運用して、一定期間が経過したら効果検証を行いましょう。その理由は、効果検証しないと当初予定していた費用対効果が得られているか把握できないためです。

効果検証せずにムダなコストが発生しているケースもあります。このように、費用対効果が見込めていない場合は、工程管理ツールの導入廃止、別のツールへの移行を考える必要があります。

まとめ

今回は、工程管理ツールについて解説しました。工程管理ツールを導入すれば、どの作業を優先して行うべきなのか、どのような問題が起きやすいかを把握できるようになり納期が遵守できます。

「品質」「コスト」「納期」が最適化できるため、工程管理ツールが企業で導入されているのです。この記事では、おすすめの工程管理ツールをご紹介しました。ぜひ、これを機会に工程管理の効率化を検討してみてください。

浅野 友行

RFルーカス 代表取締役社長。

京都大学法学部卒。ノースウェスタン大学ケロッグ経営大学院にてMBA取得。丸紅株式会社にて石油・天然ガスのトレードや海外の事業投資などに従事。4年間のカタール駐在経験あり。2017年7月に株式会社トライステージに入社。事業開発部グループマネージャーとしてM&Aをリードすると共に、株式会社日本ヘルスケアアドバイザーズやメールカスタマーセンター株式会社の取締役を兼任。